Sight & Sound Theatres: Operator Connect voor Microsoft Teams – Besparingen
Enkele jaren later: aanpassen, opschalen en kosten besparen met Operator Connect voor Microsoft Teams
Jaren nadat het zijn lokale Cisco-systeem had vervangen, maakt Sight & Sound Theatres nu gebruik van CallTower Operator Connect voor Microsoft Teams om meer dan $ 1.000 per maand te besparen, vaste telefoons af te schaffen en de mobiliteit te vergroten.
De migratie heeft geleid tot aanzienlijke kostenbesparingen, verbeterde mobiliteit en operationele efficiëntie, en heeft toekomstige kansen voor het bedrijf ondersteund.
- Kostenbesparingen
- Operationele efficiëntie
- Verbeterde mobiliteit
De hoogtepunten
Sector: Theater
Ondersteunde regio’s: Verenigde Staten
Bedrijfsmodel: Persoonlijk, klantgericht contactcentrum voor de afhandeling van kaartverkoop, groepsreserveringen en klantenservice
Uitdaging
Een verouderd Cisco-systeem op locatie, in combinatie met stijgende kosten voor licenties, SIP en hardware, zorgde voor financiële druk. De IT-lasten voor onderhoud en updates namen toe in een Microsoft-gerichte omgeving. Er was behoefte aan flexibelere, schaalbare communicatie vanwege de uitbreiding naar filmproductie en de veranderende bedrijfsvoering.
Aanpak
Er is een gestructureerde leveranciersbeoordeling uitgevoerd, waarbij de nadruk lag op kostenbesparing, schaalbaarheid en afstemming op Microsoft. Er is gekozen voor CallTower Operator Connect om cloudgebaseerde PSTN-telefonie binnen Microsoft Teams mogelijk te maken. De migratie van het on-premise Cisco-systeem naar Teams verliep naadloos, met minimale verstoring en uitstekende ondersteuning bij de implementatie.
Resultaat
Er zijn aanzienlijke kostenbesparingen gerealiseerd (waaronder meer dan $ 1.000 per maand) en de infrastructuurkosten op lange termijn zijn verlaagd. De afhankelijkheid van vaste telefoons is verminderd, waardoor de mobiliteit is verbeterd en hybride werken wordt ondersteund. De IT-werkdruk is verminderd en de operationele efficiëntie binnen de hele organisatie is verbeterd.
De uitdaging
Als een van de meest gerenommeerde theaterorganisaties van het land verzorgt Sight & Sound Theatres grootschalige producties op belangrijke locaties in Pennsylvania en Missouri, waarbij honderden medewerkers werkzaam zijn op het gebied van productie, gastenservice, beveiliging, IT en administratie. Livevoorstellingen blijven de kern van de organisatie vormen, maar door het veranderende gedrag van het publiek en de algemene onzekerheid in de live-entertainmentbranche zijn er ernstige operationele en financiële vraagtekens ontstaan.
Tegelijkertijd werkte Sight & Sound met een verouderd Cisco-telefoonsysteem op locatie dat weliswaar betrouwbaar was, maar steeds meer een last begon te worden:
• Stijgende licentiekosten
• Doorlopende verlengingen van SIP-trunks
• Aankomende vernieuwing van hardware
• Aanzienlijke IT-tijd die wordt besteed aan onderhoud en updates
Volgens IT-directeur Rob Taylor waren alleen al de licentiekosten tot „buitensporige“ hoogten gestegen. Voor een organisatie die sterk op Microsoft leunt en te maken heeft met zowel economische onzekerheid als stijgende infrastructuurkosten, was het communicatieplatform niet langer houdbaar.
Deze uitdaging werd nog vergroot doordat het management de strategische beslissing nam om de activiteiten uit te breiden van live theater naar filmproductie, waarbij speelfilms werden uitgebracht die op bestaande locaties werden vertoond, en waarbij discussies werden gestart over toekomstige groei. Deze ontwikkeling maakte de behoefte aan een communicatieplatform nog groter dat flexibiliteit, samenwerking en mobiliteit van het personeel kon ondersteunen – zonder dat dit extra kosten of complexiteit met zich meebracht.
Geconfronteerd met deze uitdagingen startte Sight & Sound een gestructureerd proces voor het in kaart brengen van de behoeften en het beoordelen van leveranciers. Het team zocht naar een oplossing die:
• Verlaag de kosten op lange termijn
• Maak een einde aan de afhankelijkheid van lokale hardware
• Sluit aan bij bestaande investeringen in Microsoft-oplossingen
Oplossing
Sight & Sound is met behulp van CallTower succesvol overgestapt van een lokale Cisco-opstelling naar Operator Connect voor Microsoft Teams, waardoor de communicatieomgeving is gemoderniseerd met minimale verstoring.
Een implementatie die als gouden standaard geldt bij
De implementatie stond onder leiding van Andy Burke, Implementation Manager bij CallTower, en geldt nu binnen Sight & Sound als de interne maatstaf voor de prestaties van externe leveranciers:
• Duidelijke communicatie en projectstructuur
• Proactieve begeleiding gedurende het hele proces
• Sterk verantwoordelijkheidsgevoel en doortastendheid
De migratie werd tijdens een lang weekend voltooid, waardoor de meeste medewerkers de volgende dag zonder problemen weer aan het werk konden. De minimale impact op de helpdesk was te danken aan zowel een gedegen planning als aan het feit dat de gebruikers al vertrouwd waren met Microsoft Teams dankzij eerdere samenwerkingsprojecten.
Onmiddellijke en blijvende financiële gevolgen
De maatregel leverde al in het eerste jaar concrete besparingen op:
• De maandelijkse telecomkosten zijn met enkele duizenden dollars gedaald
• Minstens 1.000 dollar per maand aan terugkerende besparingen in vergelijking met het vorige on-prem-model
• Lagere uitgaven voor hardware en minder langlopende licentieverplichtingen
Deze besparingen hebben zich in de loop van de tijd opgestapeld, waardoor er ruimte in de begroting is ontstaan voor andere strategische prioriteiten in een onzekere periode voor live-entertainment.
• Ondersteuning van werken op afstand en hybride werk
• Meegroeien met nieuwe creatieve en operationele initiatieven
Als organisatie die al jarenlang met Microsoft werkt, was de integratie van spraakfuncties in Microsoft Teams een logische volgende stap. Na een grondige evaluatie koos Sight & Sound uiteindelijk voor CallTower als leverancier van Operator Connect voor Microsoft Teams, waardoor cloudgebaseerde PSTN-telefonie mogelijk wordt zonder dat de klant zelf een spraakinfrastructuur hoeft te beheren.
Resultaat
Meer mobiliteit, minder vaste telefoons
Een van de meest in het oog springende resultaten op de lange termijn is de gestage afname van het aantal vaste telefoons:
• Ongeveer 200 vaste telefoons bij de eerste implementatie
• Momenteel minder dan 100, en dit aantal blijft dalen
Medewerkers maken steeds vaker gebruik van Microsoft Teams voor telefoongesprekken, vergaderingen en samenwerking, en geven vaak uit eigen beweging hun vaste telefoon in, omdat ze beseffen dat ze die niet meer nodig hebben. Voor teams zoals de beveiliging en de gastenservice heeft het feit dat ze hun ‘vaste telefoon’ overal bij zich hebben, de coördinatie en reactiesnelheid aanzienlijk verbeterd – zowel ter plaatse als op afstand.
Operationele en culturele voordelen
Naast kostenbesparingen heeft de overgang ook aanzienlijke voordelen opgeleverd voor de hele organisatie:
• Minder IT-werkzaamheden op het gebied van telefoononderhoud
• Eenvoudigere helpdeskverzoeken
• Opgeruimde bureaus en meer beschikbare werkruimte
• Ingebouwde ondersteuning voor hybride en thuiswerken
Toen Rob Taylor onverwachts vanuit huis moest gaan werken, waren de benodigde hulpmiddelen al aanwezig – wat aantoont hoe het platform inspeelt op praktische behoeften die verder gaan dan de formele strategie.
Een platform dat klaar is voor de toekomst
Enkele jaren na de implementatie blijft Operator Connect voor Microsoft Teams met CallTower een onopvallende maar cruciale factor in de zich ontwikkelende missie van Sight & Sound. Wat begon als een kostenbesparende keuze, is uitgegroeid tot een duurzame basis voor flexibiliteit, schaalbaarheid en veerkracht – ter ondersteuning van live theater, filmproducties en toekomstige kansen, terwijl de technologie stevig op de achtergrond blijft.
Over CallTower
Sinds 2002 is CallTower uitgegroeid tot een wereldwijde marktleider op het gebied van cloudcommunicatie voor bedrijven, CCaaS en oplossingen voor klantervaring (CX), waarmee het bedrijven in staat stelt om te floreren in het digitale tijdperk.
Door gebruik te maken van geavanceerde technologieën zoals Microsoft Teams Operator Connect, Direct Routing en GCC High Teams Direct Routing, Webex van Cisco, Zoom Phone en toonaangevende, door AI aangestuurde contactcenterplatforms zoals Genesys, Five9 en Parloa, levert CallTower veilige, schaalbare en betrouwbare oplossingen die zijn afgestemd op de specifieke behoeften van bedrijven wereldwijd.
Door functies als failover met één muisklik, geavanceerde analyses, naadloze CRM-integratie en AI-gestuurde CX-inzichten te integreren, helpt CallTower organisaties hun communicatie en contactcenteractiviteiten te moderniseren en tegelijkertijd de efficiëntie en het inzicht te vergroten.
