Cines Sight & Sound: Ahorros con Operator Connect para Microsoft Teams
Varios años después: adaptación, escalabilidad y ahorro con Operator Connect para Microsoft Teams
Años después de sustituir el sistema Cisco local, Sight & Sound Theatres utiliza CallTower Operator Connect para Microsoft Teams con el fin de ahorrar más de 1000 dólares al mes, prescindir de los teléfonos fijos y mejorar la movilidad.
La migración permitió un ahorro significativo de costes, mejoró la movilidad y la eficiencia operativa, y sentó las bases para futuras oportunidades de negocio.
- Ahorro de costes
- Eficiencia operativa
- Mayor movilidad
Lo más destacado
Sector: Teatro
Zonas de actuación: Estados Unidos
Modelo operativo: Centro de atención al cliente de alto nivel y centrado en el cliente para gestionar la venta de entradas, las reservas de grupos y los servicios al cliente
Desafío
El sistema Cisco local, cada vez más obsoleto, junto con el aumento de los costes de licencias, SIP y hardware, generaba dificultades económicas. Aumento de la carga de trabajo de TI para el mantenimiento y las actualizaciones en un entorno centrado en Microsoft. Necesidad de contar con comunicaciones más flexibles y escalables debido a la expansión hacia la producción cinematográfica y a la evolución de las operaciones.
Enfoque
Se llevó a cabo una evaluación estructurada de proveedores centrada en la reducción de costes, la escalabilidad y la compatibilidad con Microsoft. Se seleccionó CallTower Operator Connect para habilitar las llamadas PSTN basadas en la nube dentro de Microsoft Teams. Se realizó una migración fluida desde el sistema Cisco local a Teams con una interrupción mínima y un sólido apoyo durante la implementación.
Resultado
Se ha logrado un ahorro significativo en los costes (que supera los 1 000 dólares al mes) y se han reducido los gastos de infraestructura a largo plazo. Se ha disminuido la dependencia de los teléfonos fijos, lo que ha mejorado la movilidad y ha facilitado el trabajo híbrido. Se ha reducido la carga de trabajo del departamento de TI y se ha mejorado la eficiencia operativa en toda la organización.
El desafío
Sight & Sound Theatres, una de las organizaciones de teatro en directo más reconocidas del país, lleva a cabo producciones a gran escala en sus principales sedes de Pensilvania y Misuri, y cuenta con cientos de empleados en los departamentos de producción, atención al público, seguridad, informática y administración. Las representaciones en directo siguen siendo el eje central de la organización, pero los cambios en el comportamiento del público y la incertidumbre generalizada en el sector del entretenimiento en directo han planteado serios problemas operativos y financieros.
Al mismo tiempo, Sight & Sound utilizaba un sistema telefónico Cisco local ya obsoleto que, aunque era fiable, se había vuelto cada vez más problemático:
• Aumento de los costes de las licencias
• Renovaciones continuas de los enlaces SIP
• Inminentes actualizaciones de hardware
• Gran cantidad de tiempo dedicado por el departamento de TI al mantenimiento y las actualizaciones
Según el director de TI, Rob Taylor, solo los costes de las licencias habían alcanzado niveles «exorbitantes». Para una organización centrada en Microsoft que se enfrentaba tanto a la incertidumbre económica como al aumento de los costes de infraestructura, la plataforma de comunicación ya no resultaba sostenible.
Para agravar aún más este reto, la dirección tomó la decisión estratégica de ampliar sus actividades más allá del teatro en directo para adentrarse en el mundo del cine, estrenando largometrajes que se proyectaban en las salas ya existentes y abriendo un debate sobre el crecimiento futuro. Esta evolución aumentó la necesidad de contar con una plataforma de comunicaciones que permitiera la flexibilidad, la colaboración y la movilidad de la plantilla, sin aumentar los costes ni la complejidad.
Ante estas presiones, Sight & Sound puso en marcha un proceso estructurado de recopilación de requisitos y evaluación de proveedores. El equipo buscaba una solución que pudiera:
• Reducir los costes a largo plazo
• Eliminar la dependencia del hardware local
• Adaptarse a las inversiones existentes en Microsoft
Solución
Sight & Sound ha migrado con éxito de un sistema Cisco local a Operator Connect para Microsoft Teams con CallTower, modernizando así su entorno de comunicaciones y reduciendo al mínimo las interrupciones.
Una experiencia de implementación de referencia
La implementación fue dirigida por Andy Burke, director de implementaciones de CallTower, y ahora se considera el punto de referencia interno de Sight & Sound en cuanto a la ejecución por parte de proveedores externos:
• Comunicación clara y estructura del proyecto
• Orientación proactiva a lo largo de todo el proceso
• Gran sentido de la responsabilidad y seguimiento riguroso
La migración se llevó a cabo durante un fin de semana festivo, lo que permitió a la mayoría de los empleados reanudar su trabajo al día siguiente sin problemas. El impacto mínimo en el servicio de asistencia técnica se debió tanto a una buena planificación como a la familiaridad de los usuarios con Microsoft Teams, adquirida gracias a iniciativas de colaboración anteriores.
Repercusiones financieras inmediatas y a largo plazo
La medida supuso un ahorro tangible ya en el primer año:
• Los costes mensuales de telecomunicaciones se redujeron en varios miles de dólares
• Un ahorro recurrente de al menos 1000 dólares al mes en comparación con el modelo local anterior
• Reducción del gasto en hardware y de las obligaciones de licencia a largo plazo
Estos ahorros se acumularon con el tiempo, lo que permitió liberar presupuesto para otras prioridades estratégicas durante un periodo de incertidumbre para el sector del entretenimiento en directo.
• Facilitar el trabajo a distancia y el modelo híbrido
• Adaptarse a las nuevas iniciativas creativas y operativas
Dado que somos una empresa que lleva mucho tiempo trabajando con Microsoft, la integración nativa de la voz en Microsoft Teams se perfiló como el siguiente paso lógico. Tras un proceso de evaluación, Sight & Sound optó finalmente por CallTower para implementar Operator Connect para Microsoft Teams, lo que permite realizar llamadas PSTN basadas en la nube sin necesidad de una infraestructura de voz gestionada por el cliente.
Resultado
Mayor movilidad, menos teléfonos fijos
Uno de los resultados a largo plazo más evidentes ha sido la disminución constante del número de teléfonos fijos:
• Aproximadamente 200 teléfonos fijos en la implementación inicial
• Menos de 100 en la actualidad, con una reducción continua
Los empleados utilizan cada vez más Microsoft Teams para realizar llamadas, celebrar reuniones y colaborar, y a menudo devuelven voluntariamente los teléfonos fijos al darse cuenta de que ya no los necesitan. Para equipos como los de seguridad y atención al cliente, disponer de su «teléfono fijo» allá donde se encuentren ha mejorado considerablemente la coordinación y la capacidad de respuesta, tanto in situ como a distancia.
Ventajas operativas y culturales
: más allá del ahorro de costes, la transición ha aportado importantes beneficios a toda la organización:
• Reducción de la carga de trabajo de TI relacionada con el mantenimiento de la telefonía
• Solicitudes de asistencia técnica más sencillas
• Mesas más despejadas y espacio de trabajo recuperado
• Compatibilidad integrada con el trabajo híbrido y a distancia
Cuando Rob Taylor tuvo que empezar a trabajar desde casa de forma inesperada, ya disponía de las herramientas necesarias, lo que demuestra cómo la plataforma da respuesta a las necesidades del día a día más allá de la estrategia formal.
Una plataforma diseñada para el futuro
Varios años después de su implementación, Operator Connect para Microsoft Teams con CallTower sigue siendo un factor clave, aunque discreto, que permite a Sight & Sound cumplir su misión en constante evolución. Lo que comenzó como una decisión motivada por los costes se ha convertido en una base sólida a largo plazo que garantiza flexibilidad, escalabilidad y resiliencia, y que da soporte al teatro en directo, la producción cinematográfica y futuras oportunidades, manteniendo la tecnología firmemente en un segundo plano.
Acerca de CallTower
Desde 2002, CallTower se ha convertido en un líder mundial en soluciones de comunicaciones en la nube para empresas, CCaaS y experiencia del cliente (CX), lo que permite a las empresas prosperar en la era digital.
Aprovechando tecnologías avanzadas como Microsoft Teams Operator Connect, Direct Routing y GCC High Teams Direct Routing, Webex de Cisco, Zoom Phone y las principales plataformas de centros de contacto basadas en inteligencia artificial, entre las que se incluyen Genesys, Five9 y Parloa, CallTower ofrece soluciones seguras, escalables y fiables adaptadas a las necesidades específicas de empresas de todo el mundo.
Al integrar funciones como la conmutación por error con un solo clic, análisis avanzados, una integración perfecta con el CRM e inteligencia de la experiencia del cliente basada en la inteligencia artificial, CallTower ayuda a las organizaciones a modernizar sus comunicaciones y las operaciones de sus centros de contacto, al tiempo que potencia la eficiencia y la obtención de información.
