Sight & Sound Theatres : Operator Connect pour les économies Microsoft Teams
Plusieurs années plus tard : Adaptation, mise à l’échelle et sauvegarde avec Operator Connect pour Microsoft Teams
Des années après avoir remplacé Cisco sur site, Sight & Sound Theatres utilise CallTower Operator Connect pour Microsoft Teams afin d’économiser 1 000 $+/mois, réduire les téléphones de bureau et augmenter la mobilité.
Cette migration a permis d’importantes économies de coûts, amélioré la mobilité et l’efficacité opérationnelle, et a soutenu les opportunités futures pour l’entreprise.
- Économies de coûts
- Efficacité opérationnelle
- Mobilité améliorée
Les faits marquants
Industrie : Théâtre
Régions soutenues : États-Unis
Modèle opérationnel : Centre de contact très contacté et centré sur les clients pour gérer la vente de billets, les réservations de groupes et les services à la clientèle
Défi
Le vieillissement du système Cisco sur site avec la hausse des licences, des coûts SIP et matériels a créé des pressions financières. Augmentation du fardeau informatique pour la maintenance et les mises à jour dans un environnement centré sur Microsoft. Besoin de communications plus flexibles et évolutives en raison de l’expansion dans le cinéma et de l’évolution des opérations.
Approche
A mené une évaluation structurée des fournisseurs axée sur la réduction des coûts, la scalabilité et l’alignement Microsoft. Connexion d’opérateur CallTower sélectionnée pour permettre les appels RTC basés sur le cloud dans Microsoft Teams. Une migration fluide de Cisco sur site vers Teams avec un minimum de perturbations et un support d’implémentation solide.
Conséquences
On a réalisé des économies importantes (dont 1 000 $+ par mois) et on a réduit les dépenses d’infrastructure à long terme. Diminution de la dépendance aux téléphones de bureau, amélioration de la mobilité et soutien au travail hybride. Réduction de la charge de travail TI et amélioration de l’efficacité opérationnelle dans toute l’organisation.
Le défi
En tant que l’une des organisations de théâtre live les plus reconnues au pays, Sight & Sound Theatres organise des productions à grande échelle dans des emplacements phares en Pennsylvanie et au Missouri, employant des centaines de personnes dans les secteurs de la production, des services aux invités, de la sécurité, des TI et de l’administration. Les performances en direct demeurent au cœur de l’organisation, mais l’évolution des comportements du public et l’incertitude plus large dans le spectacle en direct ont soulevé de sérieuses questions opérationnelles et financières.
En même temps, Sight & Sound fonctionnait sur un système téléphonique Cisco vieillissant sur site qui, bien que fiable, devenait de plus en plus contraignant :
• Augmentation des coûts de licence
• Renouvellements continus des circuits interurbains SIP
• Renouvellements matériels imminents
• Temps important en TI consacré à la maintenance et aux mises à jour
Selon le directeur informatique Rob Taylor, les coûts de licence seuls avaient atteint des niveaux « scandaleux ». Pour une organisation centrée sur Microsoft confrontée à la fois à l’incertitude économique et à la hausse des coûts d’infrastructure, la plateforme de communication n’était plus viable.
Pour compliquer ce défi, la direction a pris la décision stratégique d’étendre au-delà du théâtre en direct à la réalisation de films, en sortant des longs métrages projetés dans des lieux existants et en ouvrant des discussions sur la croissance future. Cette évolution a accru le besoin d’une plateforme de communication capable de soutenir la flexibilité, la collaboration et la mobilité de la main-d’œuvre – sans augmenter les coûts ni la complexité.
Face à ces pressions, Sight & Sound a lancé un processus structuré de collecte des exigences et d’évaluation des fournisseurs. L’équipe a cherché une solution qui pourrait :
• Réduire les coûts à long terme
• Éliminer la dépendance matérielle sur site
• S’aligner sur les investissements existants de Microsoft
Solution
Sight & Sound a réussi à migrer du Cisco sur site vers Operator Connect pour Microsoft Teams avec CallTower, modernisant ainsi son environnement de communication tout en minimisant les perturbations.
Une expérience de mise en œuvre de référence
Le déploiement a été dirigé par Andy Burke, gestionnaire d’implémentation de CallTower , et est maintenant considéré comme la référence interne de Sight & Sound pour l’exécution par des fournisseurs externes :
• Communication claire et structure du projet
• Un accompagnement proactif tout au long du processus
• Forte responsabilité et suivi
La migration a été complétée lors d’un week-end férié, permettant à la plupart des employés de reprendre le travail le lendemain sans problème. L’impact minimal du service d’assistance reflétait à la fois une planification solide et une familiarité des utilisateurs avec Microsoft Teams, développée grâce à des efforts de collaboration antérieurs.
Impact financier immédiat et continu
Cette initiative a permis des économies tangibles dès la première année :
• Les coûts mensuels des télécommunications ont chuté de plusieurs milliers de dollars
• Au moins 1 000 $ par mois d’économies récurrentes comparé au modèle sur site précédent
• Réduction des dépenses matérielles et des obligations de licence à long terme
Ces économies se sont accumulées au fil du temps, libérant le budget pour d’autres priorités stratégiques durant une période incertaine pour le spectacle en direct.
• Soutenir le travail à distance et hybride
• Évoluer parallèlement à de nouvelles initiatives créatives et opérationnelles
En tant qu’organisation Microsoft de longue date, passer la voix nativement à Microsoft Teams s’est avéré être la prochaine étape logique. L’évaluation a finalement conduit Sight & Sound à choisir CallTower pour offrir Operator Connect pour Microsoft Teams, permettant ainsi des appels PSTN basés sur le cloud sans infrastructure vocale gérée par le client.
Conséquences
Plus grande mobilité, moins de téléphones de bureau
L’un des résultats à long terme les plus visibles a été le déclin constant des téléphones de bureau physiques :
• Environ 200 téléphones de bureau lors du déploiement initial
• Moins de 100 aujourd’hui, avec une réduction continue
Les employés utilisent de plus en plus Microsoft Teams pour les appels, les réunions et la collaboration, retournant souvent volontairement les téléphones de bureau lorsqu’ils réalisent qu’ils n’en ont plus besoin. Pour des équipes comme la sécurité et le service à la clientèle, avoir leur « téléphone de bureau » où qu’ils soient a considérablement amélioré la coordination et la réactivité – sur place ou à distance.
Avantages opérationnels et culturels
Au-delà des économies de coûts, la transition a apporté des bénéfices significatifs à l’échelle de l’organisation :
• Réduction de la charge de travail informatique liée à la maintenance téléphonique
• Demandes de service d’assistance plus simples
• Bureaux plus propres et espaces de travail récupérés
• Prise en charge intégrée du travail hybride et à distance
Lorsque Rob Taylor a dû travailler de la maison de façon inattendue, les outils étaient déjà en place – démontrant comment la plateforme répond à des besoins réels au-delà de la stratégie formelle.
Une plateforme conçue pour la suite
Plusieurs années après sa mise en œuvre, Operator Connect pour Microsoft Teams avec CallTower demeure un facilitateur discret mais essentiel de la mission évolutive de Sight & Sound. Ce qui a commencé comme une décision axée sur les coûts est devenu une base à long terme pour la flexibilité, l’évolutivité et la résilience – soutenant le théâtre en direct, la réalisation de films et les opportunités futures tout en gardant la technologie fermement en arrière-plan.
À propos de CallTower
Depuis 2002, CallTower est devenue un leader mondial dans les communications cloud de classe entreprise, les CCaaS et les solutions d’expérience client (CX), permettant aux entreprises de prospérer à l’ère numérique.
En tirant parti de technologies avancées telles que Microsoft Teams Operator Connect, Direct Routing et GCC High Teams Direct Routing, Webex by Cisco, Zoom Phone, ainsi que des plateformes de centres de contact alimentées par IA comme Genesys, Five9 et Parloa, CallTower offre des solutions sécurisées, évolutives et fiables adaptées aux besoins uniques des entreprises du monde entier.
En intégrant des fonctionnalités telles que le basculement en un clic, des analyses avancées, une intégration CRM fluide et une intelligence CX pilotée par l’IA, CallTower aide les organisations à moderniser les communications et les opérations des centres de contact tout en favorisant une plus grande efficacité et une meilleure perspicacité.
